Radicación de facturas

Proceso para radicación de facturas por concepto de cobro liquidación de comisiones

Ten en cuenta las siguientes sugerencias:

Recuerda que para la radicación de tu factura en el mismo correo debes adjuntar los soportes que corresponden al extracto el cual será el respaldo del cobro que se está realizando mediante la factura.
Ten en cuenta que el valor a facturar corresponde al campo denominado (comisión) enviado en extracto, para los casos en donde el intermediario maneja impuestos como (IVA, Retefuente, Reteica etc.,) este monto se debe calcular sobre el valor total de comisión mencionado anteriormente.

Te sugerimos que en el campo de descripción u observación de la factura radicada, diligencies el número de orden de compra enviado en el extracto.
El Intermediario puede realizar el cobro de varios extractos en una sola factura, siempre y cuando envíe los números de orden de compra y el mes del extracto que está cobrando, esto debe ir en el detalle de la factura; de no contar con esta información su factura será devuelta por el área de Pagaduría.

Desde el pasado 1 de febrero de 2022

Colmena Seguros de Vida S.A. realizo cambio de (NIT. 901.528.731-1), con este nuevo número se deben radicar las facturas por concepto de: cobro de comisiones de seguros de Vida, para lo cual se hacen las siguientes precisiones:

Riesgos Laborales no tiene cambios, en este sentido las comisiones de Riesgos Laborales se deben seguir facturando al NIT 800.226.175-3 a nombre de Colmena Riesgos Laborales S.A.; los canales de radicación siguen siendo los mismos que habitualmente hemos trabajado

Los cambios surgen para Comisiones de Seguros de Personas o Seguros de Vida.

El NIT de identificación es 901.528.731-1.

Enviar email

Recomendaciones para la radicación de Facturas Electrónicas

Ten presente que las únicas personas habilitadas para el proceso de (Facturación electrónica) son aquellas que están obligadas a facturar ante la DIAN.
La extensión de la factura debe estar en formato PDF.
El archivo cifrado por tu proveedor tecnológico contratado, el cual es emitido ante la Dian para su validación, debe estar en extensión (xml).
Para el envío de la factura se debes unificar los archivos mencionados en los dos puntos anteriores en una carpeta comprimida zip (.ZIP).
Es importante que el (Asunto) del correo se envíe con la siguiente estructura, correspondiente al anexo técnico (Versión 1.8) de la resolución 000012 - 9 Febrero - 2021:

Número de NIT, sin el dígito de verificación.
Ingresa punto y coma, y diligencia el nombre del proveedor en letra MAYÚSCULA sostenida.
Ingresa punto y coma, y diligencia el nombre del proveedor en letra MAYÚSCULA sostenida.
Vuelve a ingresar punto y coma, y diligencia el código el cual diferencia si es una factura o una nota crédito, los códigos son: (01 corresponde a radicación de factura) - (91 corresponde a Nota Crédito) – ( 92 Nota Debito).
Ingresa punto y coma, y luego diligencia el nombre comercial de la empresa.
Importante que en cada punto y coma diligenciado NO se dejen espacios.

Ejemplo de (ASUNTO):

891180190;E.S.E HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE FÁTIMA;HNSF20890;01;E.S.E HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE FÁTIMA

Correo electrónico para no obligados a facturar electrónicamente

facturacion@colmenaseguros.com

Enviar email

Recomendaciones para NO obligados a facturar Electrónicamente

Deben enviar cuenta de cobro en formato Word.
Luego adjuntar planilla de seguridad social pagada en formato PDF, correspondiente al mes de la factura que se está radicando.
Adjuntar extracto de comisiones correspondiente a la factura radicada.
En el Asunto de correo diligenciarlo con la siguiente estructura:

Nombre del proveedor en letra MAYÚSCULA sostenida.
Luego ingresa punto y coma, y diligencia el Número de NIT sin el dígito de verificación.
Vuelve a ingresar punto y coma, y diligencia el número de la factura en MAYÚSCULA sostenida.
Es importante que en cada punto y coma diligenciado NO se dejen espacios.

Ejemplo de (ASUNTO):

E.S.E HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DE FATIMA; 891180190;HNSF20890 o el punto de atención está habilitado para la recepción de facturas físicas es:

Avenida Calle 26 # 69C – 03, torre A piso 6to. Horario: lunes a viernes de 8 a.m. a 1 p.m. en jornada continu

Aclaraciones

Si envían las facturas a correos diferentes a los indicados en punto anterior, se dan por no recibidas.
La dirección de correo electrónico desde la cual se envían los extractos por parte de Colmena Seguros NO corresponde al buzón de facturación electrónica
En caso de cualquier inquietud respecto a las solicitudes correspondientes al estado y pago de tus facturas, puedes comunicarte con el área de Pagaduría al correo electrónico hdib@fundaciongruposocial.co o servicioalclientevida@colmenaseguros.com teléfono (601) 5141592 ext. (14306) o (14736).
Radicar tu factura a más tardar el 25 de cada mes, esto nos permite ser más eficientes en nuestros procesos de pago.
Favor validar tu correo de recepción de extractos, si presentas alguna novedad solicitar al correo servicioalclientevida@colmenaseguros.com para su actualización.

Cronograma envío de extractos por concepto

Liquidación comisiones año 2023

Mes	Corte	Fecha corte	Envío extractos
Enero	1era Quincena	15-ene-23	17-ene-23
Enero	2era Quincena	31-ene-23	2-feb-23
Febrero	1era Quincena	15-feb-23	17-feb-23
Febrero	2era Quincena	28-feb-23	2-mar-23
Marzo	1era Quincena	15-mar-23	17-mar-23
Marzo	2era Quincena	31-mar-23	4-abr-23
Abril	1era Quincena	15-abr-23	18-abr-23
Abril	2era Quincena	30-abr-23	3-may-23
Mayo	1era Quincena	15-may-23	17-may-23
Mayo	2era Quincena	31-may-23	2-jun-23
Junio	1era Quincena	15-jun-23	20-jun-23
Junio	2era Quincena	30-jun-23	5-jul-23
Julio	1era Quincena	30-jun-23	18-jul-23
Julio	2era Quincena	31-jul-23	2-ago-23
Agosto	1era Quincena	15-ago-23	17-ago-23
Agosto	2era Quincena	31-ago-23	4-sep-23
Septiembre	1era Quincena	15-sep-23	19-sep-23
Septiembre	2era Quincena	30-sep-23	3-oct-23
Octubre	1era Quincena	15-oct-23	18-oct-23
Octubre	2era Quincena	30-oct-23	2-nov-23
Noviembre	1era Quincena	15-nov-23	17-nov-23
Noviembre	2era Quincena	30-nov-23	4-dic-23
Diciembre	1era Quincena	15-dic-23	19-dic-23
Diciembre	2era Quincena	31-dic-23	2-ene-24